1. Rekisterinpitäjä
Urheiluhallit Oy
Y-tunnus: 1515901-4
ja hallintasopimusten perusteella:
- Mäkelänrinteen Uintikeskus Oy, Y-tunnus 1083652-2
- Vuosaaren Urheilutalo Oy, Y-tunnus 0196786-2
Postiosoite:
Läntinen Brahenkatu 2
00510 Helsinki
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Sähköposti: pt@urheiluhallit.fi
(Rekisteröity voi olla tätä kautta yhteydessä kaikkiin henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa.)
3. Rekisterin nimi
valmennus- ja harjoittelujärjestelmän asiakasrekisteri (Trainero)
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
- henkilökohtaisten ja ryhmävalmennuspalveluiden tuottaminen
- harjoitus- ja valmennusohjelmien laatiminen, jakaminen ja seuranta
- valmentajien ja asiakkaiden välinen viestintä
- harjoittelun etenemisen ja kehityksen seuraaminen
- käyttäjätilien hallinta ja tunnistautuminen palveluun
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- palvelun käytön mahdollistaminen digitaalisessa ympäristössä
Käsittelyn oikeusperusteena on:
- sopimus (valmennus- tai asiakassuhde)
- rekisteröidyn suostumus (esimerkiksi vapaaehtoiset lisätiedot)
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu palvelun tarjoamiseen ja kehittämiseen
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:
- perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- käyttäjätilitiedot: käyttäjätunnus, rooli (asiakas / valmentaja)
- valmennukseen liittyvät tiedot:
- harjoitus- ja treeniohjelmat
- suoritustiedot ja harjoitusmerkinnät
- mahdolliset asiakkaan itse antamat taustatiedot (esim. tavoitteet)
- viestintähistoria Trainero-palvelun sisällä
- palvelun käyttöön liittyvät tekniset lokitiedot
Rekisteriin ei tallenneta tarpeettomia henkilötietoja, eikä tietoja käytetä muihin kuin tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan:
- rekisteröidyltä itseltään Trainero-palvelua käytettäessä
- valmentajien syöttäminä osana valmennusprosessia
- teknisesti syntyvinä tietoina palvelun käytön yhteydessä
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman lakisääteistä perustetta.
Trainero-palvelu toimii käsittelijänä, ja henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lukuun. Tietoja voidaan siirtää Trainero Oy:n alihankkijoille vain siltä osin kuin se on palvelun teknisen toteutuksen kannalta välttämätöntä.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Trainero-palvelu käyttää Amazon Web Services (AWS) -pilvi-infrastruktuuria. Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU/ETA-alueella.
Mahdolliset siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan GDPR:n mukaisin suojatoimin (esimerkiksi EU:n mallisopimuslausekkeet).
9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei muodostu.
Sähköisesti käsiteltävät tiedot
- Trainero on moniasiakasympäristöön perustuva SaaS-palvelu
- tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja roolipohjaisin käyttöoikeuksin
- tiedot on salattu siirron aikana ja levossa
- pääsy tietoihin on rajattu vain valtuutetuille käyttäjille
- järjestelmää valvotaan ja lokitetaan teknisten poikkeamien havaitsemiseksi
- varmuuskopiointi ja järjestelmän jatkuvuus on toteutettu pilvipalvelun avulla
Säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin:
- asiakassuhde on voimassa tai
- tiedot ovat tarpeen valmennuspalvelun toteuttamiseksi
Asiakassuhteen päätyttyä tiedot poistetaan 6 kuukauden kuluessa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- pyytää virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistoa tai käsittelyn rajoittamista
- vastustaa tietojen käsittelyä
- saada tiedot siirrettävässä muodossa
Pyynnöt tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen pt@urheiluhallit.fi.
